10 Manieren waarop u een vergadertafel kunt verbeteren

Vergadertafel

1. Gebruik een goede zitverdeling

Wanneer er meerdere personen aan de vergadertafel plaatsnemen dan is het van belang om de zitplekken efficiënt te verdelen. Iedereen moet elkaar goed kunnen verstaan. Eventueel overleg tussen twee deelnemers aan de vergadering moet hierbij ook mogelijk zijn.

2. Verwijder afleidingen

Staan er pennenbakken, schrijfblokken en andere kantoorbenodigdheden in het midden van de vergadertafel? Dan kunt u deze het beste verwijderen. Deze kunnen gedurende de vergadering voor afleiding zorgen waardoor deelnemers minder goed opletten.

3. Zorg voor de juiste stoelen

Om efficiënt deel te nemen aan een vergadering is het van belang om comfortabel te zitten. Vergaderstoelen die niet het juiste comfort bieden kunnen tot irritatie leiden en zullen de productiviteit en aandacht tijdens de vergadering verlagen.

4. De juiste hoogte

De hoogte van uw vergadertafel heeft invloed op hoe mensen hier zitten. Als de vergadertafel te klein of te hoog voor deelnemers is dan moeten zij een vervelende lichaamshouding aannemen en wordt de concentratie verlaagd. U kunt kiezen voor verstelbare vergadertafels die volledig naar wens kunnen worden aangepast.

5. Zorg voor stilte

Om de concentratie tijdens de vergadering hoog te houden is het goed om voor een stille ruimte te zorgen. Vergadertafels kunnen bij beweging soms kraken of andere geluiden maken. Het is van belang om alle onnodige geluiden tijdens vergaderingen te vermijden en een stille omgeving te creëren.

6. Dranken

Het is tijdens een vergadering bijzonder prettig om af en toe een slok water of koffie te nemen. Plaats een waterkan en koffiekan aan de zijkant van de vergaderruimte zodat deelnemers tijdens pauzes in de vergadering iets kunnen inschenken en zet glazen neer op de vergadertafel.

7. Vergroot uw vergadertafel

Door iedere deelnemer van de vergadering voldoende bewegingsruimte te bieden blijft de concentratie hoog en kan iedereen actief deelnemen aan de vergadering. Zo wordt voorkomen dat deelnemers buiten beeld vallen en hierdoor hun eigen mening niet laten horen. Met een grotere vergadertafel biedt u alle deelnemers voldoende bewegingsruimte en blijft iedereen in zicht.

8. Geen vaste zitplekken

Iedere vergadering is anders en vereist ook weer andere input. Door deelnemers aan de vergadering iedere keer op een andere plek te laten plaatsnemen verandert de omgeving bij iedere vergadering. Zo kunnen deelnemers op andere wijze hun input delen.

9. Zorg voor voldoende licht

De vergadertafel moet voldoende worden belicht. Zo kunnen deelnemers aantekeningen maken en documenten lezen die zij onder ogen krijgen. Plaats de vergadertafel in een ruimte met natuurlijk zonlicht om de productiviteit en creativiteit te versterken.

10. Maak iedereen gelijk

Als iedereen aan de vergadertafel zich gelijk voelt en er dus geen hiërarchie ontstaat dan is het voor een groot aantal deelnemers sneller mogelijk om hun meningen te delen. Voorkom daarom dat er een ‘hoofd van de tafel’ is en plaats de stoelen in een cirkel rondom de vergadertafel.