5 Manieren om de vergaderkamer te verbeteren

Vergaderkamer

1. Investeer in de juiste vergadermeubels

Vergaderen kost veel tijd. Dat heeft een flinke invloed op onze hersenen. Er moet effectief worden nagedacht en dit kost ontzettend veel energie. Het is daarbij erg vervelend als onze gedachten continu worden verstoord door lichamelijke klachten. Deze klachten kunnen spelen wanneer de vergaderstoel niet lekker zit of de vergadertafel veel te laag is. Het is daarom van groot belang dat u investeert in de juiste vergadermeubels. Schaf stevige vergaderstoelen aan en zorg voor een tafel met een perfecte lengte voor iedere werknemer.

2. Sluit alle afleidingen uit

U bent net lekker aan het vergaderen en dan komt er ineens iemand binnen: er is een probleem en dit moet met redelijke snelheid worden opgelost. U stuurt de werknemer naar een andere werknemer, maar de vergadering is inmiddels alweer verstoord en iedereen is het spoor kwijt. Vervelend, vooral als u net lekker aan het brainstormen bent. Zorg daarom dat alle afleidingen in en rondom uw vergaderkamer verdwijnen. Hang een bordje op de deur, sluit de lamellen en zet de schermen uit. Zo kan iedere werknemer goed opletten en blijft de focus gedurende de vergadering aanwezig.

3. Zorg voor de juiste kleuren

Het is niet algemeen bekend, maar er zijn bepaalde kleuren die een flinke invloed op uw productiviteit en creativiteit hebben. Een witte ruimte is bijvoorbeeld beter wanneer u creatief wilt zijn. En dit laatste is vooral nodig wanneer u hard aan het brainstormen bent. Wit zorgt voor weinig afleiding. Voorkom dan ook dat de muur van de vergaderkamer erg druk is en veel verschillende kleuren heeft. Geef de ruimte een duidelijke kleur, zoals wit, groen of blauw, en zorg zo voor een ideale focus. Hang daarbij ook geen fotolijsten of schilderijen op. Dit kan alleen maar voor aanvullende afleiding zorgen.

4. Zorg voor de juiste geuren

Naast kleuren hebben ook geuren invloed op uw brein. De geur van pepermunt zorgt voor een flinke creativiteit in ons brein en helpt ons nog beter te functioneren tijdens een vergadering. Houd hier daarom goed rekening mee wanneer u een geur in de vergaderruimte wilt verspreiden. Het is beter om uw ruimte te voorzien van pepermuntgeur en hiermee een prettige geur voor uw werknemers te creëeren.

5. Maak plek voor een beperkt aantal deelnemers

Het is prettig om iedereen bij de vergadering te betrekken: van de bezorger tot de directeur. Maar niets is zo ineffectief als een vergadering met te veel deelnemers. Zorg er daarom voor dat er niet voldoende ruimte is om zulke vergaderingen te organiseren. Het is beter om het maximum te beperken tot 8 deelnemers per vergadering. Schaf daarom een vergadertafel aan waar 8 man aan kan zitten en koop hier maximaal 8 vergaderstoelen bij.