6 Time management-tips voor groeiende organisaties

Productiviteit

In een wereld vol afleidingen wordt het steeds belangrijker om te kijken wat u kunt doen om het maximale uit uw tijd te halen. Dit houdt onder andere in dat u iedere dag moet kijken wat u voor taken moet uitvoeren en op welke manier u deze op de beste manier kunt inplannen.

 

Het samenstellen van een goed werkschema begint allemaal bij time management. Hierin is opgenomen hoe u uw uren op de dag verdeeld en welk werk u op welk moment gaat uitvoeren. Dit heeft ontzettend veel voordelen tegenover een impulsief werkschema waarbij u gewoon iedere dag kijkt wat u gaat doen op het moment dat u op kantoor aankomt.
Wij geven u graag advies met betrekking tot het zo goed mogelijk inplannen van uw tijd. Daarom hebben wij in dit artikel 6 tips voor time management op een rijtje gezet.

 

1: Gebruik de Pomodoro-techniek

Bij de Pomodoro-techniek wisselt u een bepaalde periode aan werk af met een periode van rust. Over het algemeen houden mensen hier een verdeling van 45 minuten werk en 15 minuten rust aan. Ieder uur kan zo goed mogelijk worden ingepland wanneer u met de Pomodoro-techniek werkt, want u kunt uw taken iedere keer opdelen in sessies van 45 minuten. Wij raden het gebruik van de Pomodoro-techniek absoluut aan, omdat dit keer op keer bewezen bijdraagt aan een betere productiviteit.

 

2: Let op uw omgeving

De omgeving wordt over het algemeen onderschat wanneer men kijkt naar manieren om productiever te worden. De meeste mensen hebben vooral behoefte aan zo veel mogelijk rust wanneer zij op kantoor aankomen. Echter is dit niet voor veel mensen de makkelijkste optie, vooral wanneer er bepaalde regels binnen het kantoor zijn opgesteld. Probeer met uw manager te overleggen wat u kunt doen om samen tot een meer rustgevende omgeving te komen, zodat u altijd de hoogste productiviteit kunt aanhouden.

 

3: Plan niet alles op één dag in

Als er een lange lijst met werk klaar ligt dan is het gemakkelijk om te denken dat u dat wel even in een dag zult uitvoeren. Toch blijkt bij de meeste mensen dat het uitvoeren van een lange takenlijst juist voor een contraproductief gevoel zorgt. Het is daarom veel beter om te kijken hoe u de lange takenlijst over meerdere dagen kunt verdelen, zodat u altijd de maximale productiviteit kunt benutten.

 

4: Maak altijd een takenlijst

Op het moment dat er een takenlijst wordt samengesteld is exact duidelijk wat er op een dag moet worden uitgevoerd. Daarbij helpt een takenlijst om een meer tevreden gevoel te krijgen. Op het moment dat u iets op de takenlijst wegstreept, komt er dopamine vrij in het brein — het hormoon dat een geluksgevoel creëert. Hoe vaker u iets kunt wegstrepen, hoe hoger de hoeveelheid dopamine in uw brein.

 

5: Werk ook productief in teamverband

Binnen uw organisatie zijn ongetwijfeld teams samengesteld die zich actief richten op het tackelen van een probleem of het samenstellen van een oplossing voor klanten. Dit heeft voor veel mensen het gevolg dat zij niet snel het werk kunnen uitvoeren, er zijn lange meetings nodig om dingen voor elkaar te krijgen, en dit is absoluut niet productief te noemen. Leer uw collega’s daarom de fijne kneepjes van time management, zodat zij hier ook actief mee aan de slag kunnen.

 

6: Schrijf alles wat u uitvoert altijd goed op

Het is moeilijk om altijd te kunnen bijhouden waar u in een project bent gebleven. Het goed loggen van de werkzaamheden die u hierbij uitvoert is daarom van grote invloed op de uiteindelijke productiviteit die u gedurende de dag kunt gebruiken. Schrijf hierom altijd om wat u uitvoert en waar u bent gebleven, zo kunt u alle taken weer snel oppakken op het moment dat u hier weer mee aan de slag gaat.