De eerste indruk – wat zegt uw receptie over uw bedrijf?

Bij aankomst in uw bedrijfspand krijgt een (potentiële) klant de eerste indruk van uw bedrijf. En dat is exact het moment waarop u ook echt de juiste eerste indruk moet geven. Als u de verwachtingen van gasten al direct kunt overtreffen, staat u al een flinke stap voor binnen de samenwerking tussen uw bedrijf en deze (nieuwe) klant.

Een eerste indruk kan vanzelfsprekend maar één keer worden gemaakt. En dat is ook exact de reden dat u goed moet nadenken over de samenstelling van uw entree. De meeste bedrijven gebruiken de receptie als entree van het pand, omdat de receptioniste achter de desk eenvoudig kan doorgeven waar iemand naartoe moet, of de persoon waarmee zij een afspraak hebben al aanwezig is en andere belangrijke vragen kan beantwoorden.

We zien de laatste jaren dan ook steeds meer binnen bedrijven dat er gekeken wordt op welke manier de receptie zo goed mogelijk kan worden ingericht, omdat dit er uiteindelijk toe zal leiden dat de gasten altijd de beste indruk krijgen. En zodra zij vanaf de eerste indruk al verrast zijn, zullen de indrukken die u hierna achterlaat ook van een veel hoger niveau zijn.

Zo verbetert u de eerste indruk

Zodra iemand binnenkomt moet deze al direct overtuigd worden; er moet getoond worden wat de identiteit van het bedrijf is. Als de ruimte met receptie er warrig en druk uitziet, leidt dit tot een slechte eerste indruk bij de gast. Hetzelfde geldt voor een vieze omgeving, met overvolle afvalbakken, vieze stoelen om op te zitten en een receptioniste waarvan lijkt dat zij niet om de gasten geeft.

Als u zich herkent in een van deze aspecten dan is het tijd om de eerste indruk van uw gasten te verbeteren. Het is zonde als u niet direct inspeelt op de gast die bij u op kantoor langskomt, dit is namelijk een belangrijk moment voor het sluiten van een deal of om een nieuwe samenwerking aan te gaan. Dus, hoe beter de eerste indruk, hoe groter de kans dat u de klant binnenhaalt of de samenwerking kunt ondertekenen.

Begin daarom bij de samenstelling van de welkomstruimte. Er zijn diverse elementen die u aan deze ruimte kunt toevoegen, om zo te zorgen dat het een betere eerste indruk achterlaat bij de bezoeker. Denk hierbij aan een rustige omgeving, bijvoorbeeld met schilderijen of portretten, een aantal meubels waar gasten tijdens het wachten gebruik van kunnen maken, en natuurlijk een goede desk die de rol van receptie op zich neemt.

Daarbij moet u er ook altijd aan denken dat de receptioniste de eerste persoon is waar de bezoeker bij aankomst in aanraking mee komt. Het is dan ook van groot belang dat u de receptioniste dusdanig opleidt dat zij weten op welke manier zij gasten moeten verwelkomen. Dit begint met de vraag voor wie zij komen, zodat de receptioniste kan aangeven hoe lang het ongeveer zal duren voordat zij opgehaald worden uit de welkomstruimte.

De receptioniste zal ook vragen van de bezoeker moeten beantwoorden. Dit moet altijd met een vriendelijke toon worden gedaan, zodat de bezoeker direct weet dat dit de gemiddelde tone-of-voice binnen het bedrijf is. Het is ook raadzaam om de receptioniste lichtelijk op te leiden en wat informatie over de bedrijfsvoering mee te geven. Een nauw betrokken receptioniste is altijd meer waard dan iemand die automatisch vragen beantwoordt, omdat er veel meer persoonlijkheid in een betrokken persoon zit.