Vergaderruimte op de beste manier inrichten

Zorg voor een gelijke tafelindeling

Om te zorgen dat iedereen elkaar goed kan verstaan tijdens een vergadering is het slim om de opstelling ovaal- of cirkelvormig op te stellen. Zo kan iedereen tegelijkertijd naar één persoon luisteren en zullen er geen problemen zijn met betrekking tot gemiste of onverstaanbare zinnen. De informatie die door deelnemers van de vergadering wordt gedeeld moet door iedereen worden opgevangen. Hierdoor kunnen andere deelnemers beter reageren en verdere ideeën ten sprake brengen.

In ons assortiment komen de tafelontwerpen Elips en de tonvormige vergadertafel het meest overeen met deze opstelling. Het biedt een goede samenstelling voor alle deelnemers en kan hierdoor in iedere vergaderzaal of -ruimte worden geplaatst. Afhankelijk van het aantal deelnemers in de vergadering wordt de lengte van de tafel opgesteld. Het is onnodig om een lange vergadertafel aan te schaffen die is opgesteld voor 10 deelnemers wanneer er maximaal 4 personeelsleden of klanten deelnemen aan de vergadering.

Plaats comfortabele vergaderstoelen

Een vergadering vereist aandacht en kan het beste zo efficiënt mogelijk in korte tijd gehouden worden. Om te voorkomen dat deelnemers van de vergadering afgeleid raken is het belangrijk om voor comfortabele vergaderplekken te zorgen. Stoelen die een prettige zitplek bieden zorgen voor minder lichamelijke klachten. Door de vergadering kort te houden zijn de spieren slechts kort in dezelfde houding en wordt voorkomen dat er klachten ontstaan.

Kies daarom altijd voor comfortabele vergaderstoelen en stel deze eventueel op maat op voor iedere werknemer. Een werknemer van 1,80 meter heeft andere behoeftes dan een werknemer van 1,50 meter. Vraag de werknemers de verschillende stoelen te testen en probeer de stoelen eventueel voor enkele dagen als proef om uit te zoeken welke het meest aansluiten bij de behoeftes en lichamen van de werknemers.

Op de pagina ‘vergadermeubelen’ vindt u een groot aantal vergaderstoelen.

Maak gebruik van een whiteboard of SmartBoard

Presentaties bieden een snel overzicht van de informatie die wordt gebruikt tijdens een vergadering. Met een whiteboard kunnen deelnemers snel weergeven waar zij het tijdens de vergadering over hebben en eventueel belangrijke kernwoorden opschrijven. Vooral tijdens brainstormsessies is dit een handige manier om snel veel informatie te noteren. Daarbij kunnen de werknemers ook vooraf aan de vergadering belangrijke punten opschrijven waar zij het tijdens de bespreking over willen hebben.

Een SmartBoard is een modern whiteboard en biedt talloze digitale mogelijkheden. Het is een combinatie van een digitaal whiteboard en een interactieve beamer. Presentaties kunnen met een enkele druk op de knop worden weergeven en direct worden gestart.

Leg de nadruk op productiviteit

Om uw vergadering zo goed mogelijk in te richten is het belangrijk een focus te leggen op het creëren van een situatie waarin alle partijen met maximale efficiëntie kunnen werken. Zorg daarom altijd voor een goede en productieve samenstelling.
Lees hier meer over het verbeteren van de productiviteit van uw personeel