Verhuizen met het hele kantoor? Lees deze tips

Trek je binnenkort in een nieuw kantoorpand? Dan is het erg belangrijk om die grote verhuizing met het gehele kantoor goed voor te bereiden. Hoe je dit doet, lees je op deze pagina. De tips in dit artikel helpen je om de verhuizing vlekkeloos te laten verlopen, zelfs als je met tientallen mensen en honderden dozen naar je nieuwe kantoorpand trekt.

Maak een plan

Ver voor je daadwerkelijk gaat verhuizen, maak je een plan. Wat moet er precies gebeuren voor je gaat verhuizen? En wat moet er op de dag zelf gebeuren? Wie doet wat? Als je een verhuisbedrijf inhuurt, bepaal je van tevoren wat dit bedrijf moet doen tijdens de verhuizing en welke taken jij en je werknemers eventueel zelf op jullie nemen. De beste manier om je plan uit te werken, is door een draaiboek te maken. Niet alleen voor de dag van de verhuizing, maar ook voor de dagen ervoor.

Communiceer je plan

Als je een draaiboek hebt gemaakt voor de verhuizing, moet je dit plan wel met iedereen communiceren. Huur je een verhuisbedrijf in om de inboedel te verplaatsen, maar moeten de meubels wel van tevoren gedemonteerd worden? Laat dit dan duidelijk weten aan al je werknemers. Vertel hen wat het plan is en wat hun bijdrage is in dit plan. Als het bijvoorbeeld de bedoeling is dat alle meubelen de dag voor de verhuizing gedemonteerd worden, communiceer je deze taak duidelijk aan iedereen op kantoor.

Wijs een verhuismanager aan

Zowel voor de verhuizing als tijdens de verhuizing is het handig om een ‘verhuismanager’ te hebben. Dit is iemand die controleert wat er precies gebeurt en de situatie eventueel bijstuurt. De verhuismanager controleert in de dagen voor de verhuizing bijvoorbeeld of de inboedel volgens planning ingepakt wordt. Tijdens de verhuizing controleert de verhuismanager of de verhuizers hun werk goed doen. Indien noodzakelijk stuurt de verhuismanager de verhuizers bij.

Vergeet je klanten niet

Ben je een dagje gesloten om te verhuizen? Vergeet dit dan niet door te geven aan je klanten. Als je in het weekend standaard gesloten bent, kun je er ook voor kiezen om in het weekend te verhuizen. Zo hoef je je bedrijf in ieder geval niet te sluiten om de verhuizing mogelijk te maken. Ben je eenmaal verhuisd, dan verander je het adres van je bedrijf op de website. En ontvang je regelmatig klanten op kantoor? Zet de adreswijziging dan ook in je e-mailhandtekening, het liefst dikgedrukt. Zo voorkom je dat de klanten die niet op je website hebben gekeken, voor een gesloten deur staan na de verhuizing.

Evalueer de verhuizing

Als de verhuizing eenmaal achter de rug is, kan het geen kwaad om de verhuizing te evalueren. Dit doe je in ieder geval met de verhuismanager, aangezien deze persoon verantwoordelijk was voor de verhuizing in het algemeen. Zeker als je in de toekomst mogelijk nog eens gaat verhuizen, is het goed om de verhuizing te evalueren. Zo voorkom je dat je bij een eventuele volgende verhuizing dezelfde fouten maakt.