Waarom het moeilijk is om in een druk kantoor te werken

Team-werkplek-4-poot

Het komt regelmatig voor dat het rumoerig is op de werkvloer, waardoor er allerlei afleidingen ontstaan. Een gemiddelde kantoormedewerker kan hierdoor ruim een uur per dag aan focus verliezen. Dit is zonde, want dit betekent dat er iedere dag één uur minder werk kan worden uitgevoerd.

 

Het is hierom niet vreemd dat de productiviteit van medewerkers daalt op het moment dat de werkvloer steeds voller wordt. De mate van afleiding van collega’s, rondlopende mensen, pakketjes die worden bezorgd en talloze andere interrupties leidt er continu toe dat men niet langer met de belangrijke taak bezig is. En dat houdt in dat het werk langer moet blijven liggen, terwijl het dus ook in veel minder tijd kan worden uitgevoerd.

 

De drukte op kantoor

Als we kijken naar snelgroeiende organisaties dan valt al snel één onderdeel op: naarmate het kantoor waar iedereen werkzaam is voller wordt, gaat het werk van de gemiddelde medewerker achteruit. Dit heeft grote gevolgen voor de organisatie, want dit houdt in dat er meer personeel nodig is om taken op dezelfde snelheid uit te voeren. Maar, op dat moment speelt weer het volgende probleem: het inschakelen van nieuw personeel zorgt voor nog meer drukte, waardoor de productiviteit nog verder kan dalen.

 

Onze hersenen zijn sociaal ingesteld, en biologisch niet ingesteld om totale focus op computerwerk te hebben. Dit betekent dat onze hersenen snel afgeleid worden op het moment dat er een potentie voor een sociaal moment ontstaat. Oftewel: zodra het lijkt alsof iemand ons benaderd, verdwijnt de focus op de taak en zorgt ons brein ervoor dat er een sterkere focus op deze interactie wordt gelegd. En dat houdt in dat ons brein op dat moment dus niet langer meer zo productief mogelijk met het werk bezig is.

 

Wat kan er aan drukte op kantoor worden gedaan?

Het is als werkgever redelijk eenvoudig om te zorgen dat er sprake zal zijn van veel minder drukte. Denk hierbij aan het creëren van een werkomgeving waarbij aanzienlijk minder personeel aanwezig is. Het lijkt kosteneffectief om iedereen in één kantoorruimte te plaatsen, maar dit is juist contraproductief. Als u uw medewerkers de ruimte geeft, en daardoor het aantal afleidingen vermindert, zult u zien dat de productiviteit van het team aanzienlijk zal stijgen.

 

Voorkom daarbij dat er sprake is van onnodige drukte gedurende de dag. Worden er bijvoorbeeld boodschappen bezorgd, pakketjes langsgebracht of komen er afspraken langs? Probeer hierbij dan te vermijden dat deze op de werkvloer bij alle medewerkers komen. Het is vervelend als het hele team moet opkijken omdat er iemand binnenkomt. Dit houdt in dat alle medewerkers op dat moment niet de juiste focus op het werk hebben, en dat het werk daarom voor iedereen voor korte tijd stil zal liggen.

 

Bied uw medewerkers ook mogelijkheden om al vanaf de basis zo productief mogelijk te kunnen werken. Dit kunt u onder andere doen door de huidige werkplekken om te zetten naar ergonomische werkplekken. Uit talloze onderzoeken blijkt dat het gebruik van ergonomisch kantoormeubilair leidt tot een sterkere focus, waardoor men dus ook minder afgeleid zal raken. Dit is niet alleen op lange termijn merkbaar, ook op korte termijn zal er snel resultaat zichtbaar zijn.