Zo kunt u uw taken beter prioriteren op uw werkdagen

Het aanbrengen van prioriteit in de taken die u op een werkdag moet uitvoeren lijkt soms lastig. Uiteindelijk draait het maar om één onderdeel: zorgen dat de belangrijkste taken als eerst zijn afgerond, zodat u daarna met de minder belangrijke taken aan de slag kunt. Het is hierbij slim om de belangrijkste taken zo vroeg mogelijk op de dag uit te voeren, zodat u hierna voldoende tijd heeft om de minder belangrijke taken ook op dezelfde werkdag mee te nemen.

Maar bij het aanbrengen van prioriteit in uw werkdag zijn er een aantal onderdelen waar u op moet letten. Het is onder andere belangrijk onderscheid te maken tussen belangrijk en niet-belangrijk. Dit lijkt eenvoudig, maar als u uw takenlijst nogmaals bekijkt dan is de kans groot dat er een aantal taken als ‘belangrijk’ zijn bestempeld terwijl deze eigenlijk niet van groot belang zijn op deze dag.

Begin met de zware taken

Zware taken zijn taken die veel van uw hersenvermogen vereisen. Dit zijn bijvoorbeeld taken waarbij u veel moet hoofdrekenen, moet brainstormen of echt heel goed bij moet opletten. Uit onderzoek blijkt dat onze hersenen gedurende de eerste uren dat wij wakker zijn het meest productief zijn. Dit houdt in dat ons brein op dat moment klaar is om deze zware taken uit te voeren. Behoud deze energie dan ook zodat u de zware taken als eerst van de lijst kunt halen.

Het lijkt wellicht lastig om uit te zoeken wat nu een zware taak is. Daar kunt u het volgende voor aanhouden: als een taak minimaal één uur aan absolute focus vereist, dan is dit een taak die als ‘zwaar’ bestempeld kan worden. En dat betekent dus dat deze het beste in de ochtend kan worden uitgevoerd, om zo vertragingen in de opdracht of het project te voorkomen.

Houd de middelmatige taken in het midden

Taken die minder hersenvermogen vereisen kunnen het beste aan het begin van de middag worden ingepland. Dit zijn taken waarbij het brein niet continu alert hoeft te zijn, waardoor het een stuk eenvoudiger wordt om met minder focus taken uit te voeren. Uiteindelijk draait het binnen de concentratie volledig om de energie die u op dat moment van de dag heeft om te zetten naar werk.

Middelmatige taken zijn taken die wat minder prioriteit hebben, deze mogen dan ook wat lager op de takenlijst worden genoteerd. Dit zijn taken die u pas kunt uitvoeren – of waarbij u denkt dat u deze pas hoeft uit te voeren – zodra de zware taken volledig zijn uitgevoerd. Het is dan ook bijzonder eenvoudig om een lijstje met zware en middelmatige taken te maken.

Eindig met de simpele taken

We hebben allemaal een aantal taken op onze takenlijst staan die niet de hoogste prioriteit hebben, maar toch moeten gebeuren. Een rekening scannen, een factuur sturen, en talloze andere activiteiten hoeven niet hoog op de lijst te staan. Dit zijn taken waarbij het hersenvermogen niet noodzakelijk is, en deze kunnen daarom het beste aan het eind van de dag worden ingepland. Dit draagt bij aan een betere productiviteit, omdat deze taken geen enkele focus vereisen. Bovendien verspeelt u hier ook geen energie meer mee, omdat het inmiddels al bijna tijd is om naar huis te gaan.