Zo kunt u uw werkdag effectief indelen en plannen

Werkdag

Start met de vaste planning

Er zijn taken die iedere week terugkomen. Het is handig om deze taken iedere week op specifieke tijden te laten terugkomen. Zo komt u in een goede flow terecht en weet u exact wanneer u deze taken kunt voltooien.

Plan deze taken op basis van belang. Hoe belangrijker een taak is, hoe sterker u op de planning moet letten. U heeft gedurende de dag een bepaald aantal zeer productieve uren, dus het is goed om de belangrijke taken te plannen op de momenten waarop u het meest productief bent. Zo kunt u de taken in zo min mogelijk tijd uitvoeren en wordt u niet afgeleid.

Maak tijd vrij voor pauzes

U kunt niet uw volledige werkdag gebruiken om productief te werken. Het is van belang om regelmatig een pauze te nemen en te zorgen dat u weer energie krijgt. Door iedere anderhalf tot twee uur een pauze van 15 tot 20 minuten in te plannen, kunt u even bijkomen en voorbereidingen voor de volgende werksessie treffen.

Geef op de planning aan wanneer u deze pauzes gaat houden. Zo weet u op ieder moment waar u op kunt rekenen. Houd deze pauzes altijd vrij van werk. Spendeer de tijd dus ook niet achter uw bureau, maar maak even een wandeling of drink een kop koffie. Een bezoek aan een koffiebar zorgt altijd voor nieuwe inspiratie.

Plan variabele taken in

Niet iedere taak op uw werkdag zal iedere week terugkeren. Het is van belang om variabele uren in te plannen, zodat u deze uren op de dag zelf kunt invullen. Deze taken kunnen verschillen van het bellen van een collega tot het versturen van e-mails.

Houd daarom iedere dag tijd vrij om deze variabele taken uit te voeren. Dit kunnen sessies van een half uur zijn, maar deze sessies kunnen ook worden uitgebreid naar 2 uur. U moet ook hier rekening houden met pauzes, zodat u op de juiste moment rust neemt.

Houd vast aan de planning

De planning kan sterk variëren wanneer u hier eenmaal mee start. Werk komt bijvoorbeeld niet binnen een specifiek opgezette tijd af, waardoor uw planning verkeerd loopt. Het is van belang om u altijd aan de planning te houden.

Wanneer een bepaalde taak meer tijd kost dan verwacht, dan is het beter dit aan het eind van de planning af te ronden. Het is daarbij ook zaak om de volgende keer meer tijd voor deze taak in te plannen, zodat u het werk wel volledig kunt afronden binnen de tijden die u hier voor vrijmaakt.