Zo voorkomt u productiviteitskillers

Een productiviteitskiller is een activiteit die leidt tot een lagere productiviteit dan u hiervoor had. Gedurende de werkdag wilt u continu verzekerd zijn van een goede werkervaring. Dit vereist een gerichte focus op het werk wat u moet doen. Op het moment dat u wordt afgeleid, is de kans aanzienlijk dat u het werk een aantal minuten laat liggen. Dit kost onnodig tijd en draagt daarbij helemaal niets bij aan de groei van het bedrijf.

Het is hierom belangrijk om de productiviteitskillers die gedurende uw werkdag voorkomen zo veel mogelijk te elimineren. Er zijn altijd productiviteitskillers die noodzakelijk zijn, zoals een team-meeting, maar er zijn ook voldoende manieren om te voorkomen dat u terechtkomt in een energieslurpende omgeving waarin u nooit aan uw werk kunt toekomen.

Wij helpen u in dit artikel om productiviteitskillers te voorkomen, zodat u iedere dag echt met maximale focus aan de slag kunt gaan.

1. Identificeer eerst de productiviteitskillers

Dit is een belangrijke stap in het voorkomen van de productiviteitskillers: ga eerst na wat ertoe leidt dat uw productiviteit lager ligt. Zo komen veel mensen door deze stap op allerlei afleidingen die in eerste instantie niet opvielen. U kunt de afleidingen het best in kaart brengen door eerst 2 uur lang achter uw bureau aan één taak te werken. Houd daarbij een stukje papier en een pen naast u. Iedere keer als u niet aan deze taak werkt, let u op waar dit aan ligt en schrijft u de afleiding op.

Deze afleidingen kunnen van alles zijn: de telefoon ging, een collega riep, u kreeg een e-mail, de deurbel ging, het internet deed het niet, u kreeg honger, u moest naar de wc, en nog talloze anderen. Schrijf alles op een lijst, zodat u er op zeer eenvoudige wijze voor kunt zorgen dat u deze allemaal kunt voorkomen.

2. Maak een lijst met prioriteiten

Eerlijk is eerlijk, de kans is groot dat u uit het lijstje van de vorige stap meer dan 10 punten heeft kunnen halen die inderdaad leiden tot meer afleiding en daardoor een lagere productiviteit. Dit is echter juist zeer positief, want u heeft de tijd genomen om deze allemaal in kaart te brengen.

Stel deze afleidingen nu op op basis van prioriteit: bij welke afleidingen zou u de meeste tijd winnen als deze afleiding niet langer aanwezig was? Dit kan variëren tot een 10 minuten lang gesprek bij het koffieapparaat tot het lezen van e-mails die niet belangrijk zijn. Maak hier een duidelijke lijst van, zodat u alle verbeterpunten in kaart kunt brengen.

3. Bekijk hoe u de afleidingen kunt voorkomen

Op basis van het lijstje van stap 2 wordt het een stuk eenvoudiger om te zien welke stappen u kunt zetten om te zorgen dat u ook echt het maximale uit de werkdag kunt halen. Schrijf achter iedere afleiding wat de beste manier is om deze productiviteitskiller in de toekomst te voorkomen. In het geval van een internetstoring betekent dit bijvoorbeeld beter zakelijk internet. In het geval van een storende collega betekent dit dat u een gesprek moet aangaan met deze collega en aan moet geven dat jullie het beste op specifieke tijden even kunnen praten om zo afleidingen te voorkomen.

Naarmate u de productiviteitskillers steeds beter in kaart brengt, leert u ook steeds beter wat u kunt doen om te voorkomen dat deze nog langer op uw werkdag zullen spelen. En dit leidt keer op keer tot een hogere productiviteit.